E-İrsaliye Uygulaması ve Bilinmesi Gereken Hususlar

E-irsaliye Nedir?

E-irsaliye yasal açıdan yeni bir belge türü değildir. Kağıt irsaliye ile aynı hukuki niteliğe sahiptir. Kağıt ortamında düzenlenmekte olan sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenmesi,  elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin düzenlemeleri  kapsayan  uygulamadır.

E-irsaliye’ye zorunlu olarak geçecek olan mükellefler ve geçiş süreleri;

509.Nolu vergi usul kanunu genel tebliğinde maddeler halinde açıklanmıştır. Genel tebliğ ile belirli sektör ve mükellef guruplarına e-irsaliye uygulamasına geçme zorunluğu getirilmiştir.

•  E-fatura uygulamasına kayıtlı olan 2018 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı  25 Milyon TL ve üzeri  olan mükellefler 
• Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (I) sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi faaliyetleri nedeniyle EPDK'dan lisans (bayilik lisansı dahil) alan mükellefler,
• Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malların (gazozlu içecekler ve alkollü içecekler ile tütün ve tütün mamüllerin) imal, inşa, ithalini bayi/distribütör şeklinde pazarlamasını gerçekleştiren mükellefler,
• 3213 sayılı Maden Kanunu kapsamında düzenlenen ruhsatı/sertifikası sahipleri ve işletme ruhsatı/sertifikası sahipleri ile yaptıkları sözle istinaden maden üretim faaliyetinde bulunan gerçek ve tüzel kişi mükellefler,
• E-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerden demir ve çelik (GTİP 72) ile demir çelikten eşyaların (GTİP 73) imali, ithali veya ihracı faaliyetinde bulunan mükellefler,
• Tarım ve Orman Bakanlığınca gübre üretim ve tüketiminin kayıt altına alınmasına yönelik oluşturulan Gübre Takip Sistemi'ne kayıtlı kullanıcılar,
• 04.04.2001 tarihli 4634 sayılı şeker kanununun 2.maddesinin (e)bendinde tanımına yer verilen şekerin (Beyaz şeker(standart, rafine küp ve kristal şeker)yarı beyaz şeker, rafine şeker, ham şeker ve kahverengi şeker olarak sınıflandırılan, pancar ve kamıştan üretilen kristallendirilmiş sakkaroz ile nişasta kökenli izoglukoz, likid ya da kurutulmuş halde glukoz şurubu, sakaroz veya invert şeker veya her ikisinin karışımının suda çözünmesinden meydana gelen şeker çözeltisi ve invert şeker şurubu ile insülin şurubu) imalini gerçekleştiren mükellefler 01.07.2020 tarihine kadar,
• 11/3/2010 tarihli ve 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun hükümlerine göre komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticaretiyle iştigal eden mükellefler 01/01/2020 tarihine kadar  hazırlıklarını tamamlayıp e-irsaliye uygulamasına geçmeli ve bu tarihten itibaren düzenleyecekleri sevk irsaliyelerini alıcının sisteme kayıtlı olup olmamasına bakmaksızın tüm sevk irsaliyelerini e-irsaliye olarak düzenlemeleri ve kayıtlı kullanıcılardan e-irsaliye olarak almaları zorunludur. 

E-irsaliye uygulamasına ihtiyari olarak dahil olmak isteyenlerin; 

·         E-fatura uygulamasına dahil olması,

·         509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde açıklanan usul ve esaslara uygun olarak, e-İrsaliye düzenleyebilme ve iletebilme konusunda gerekli hazırlıklarını tamamlamış olması,

·         509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin “V.1.” numaralı bölümünde belirtilen uygulamadan yararlanma yöntemleri ve başvuru esaslarına uygun şekilde e-İrsaliye uygulamasına dahil olmak için gerekli başvuruyu yapması,

Sisteme Kayıtlı Kullanıcıların Kağıt İrsaliye Düzenleyebilecekleri Haller;

Uygulamaya ilk kez dahil olacak mükellefler, uygulamaya dahil oldukları ayın son gününe kadar e-irsaliye yerine matbu irsaliye düzenleyebilirler. Geçiş süresinden sonra,  gelir idaresinin belirlediği istisnai ve  özel durumlar haricinde matbu sevk irsaliyesi düzenleyemez ve uygulamaya kayıtlı kullanıcılardan matbu sevk irsaliyesi alamazlar.

E-irsaliyede belge düzeni ve tarihlerin kullanımı

E-irsaliye kağıt ortamda düzenlenmekte olan sevk irsaliyesinin elektronik  belge  olarak düzenlenmiş halidir. İstisnai durumlar haricinde, malın fiili sevkinden önce e-İrsaliyenin düzenlenmiş ve başarılı bir şekilde başkanlık sistemine gönderilmiş olması gerekmektedir. Bu hususta dikkat edilmesi gereken tarih /zaman e-İrsaliye belge tarihi değil, e-İrsaliye üzerinde belirtilen fiili sevk tarihidir.

E-İrsaliye belgesi üzerinde irsaliyenin düzenlenme tarih ve zamanının yanında fiili sevk tarih ve zamanına da yer verilmesi zorunludur. Fiili sevk tarihi/zamanı düzenleneme zamanı ile aynı olabileceği gibi, daha ileriki bir tarih/zaman olabilir. Bununla birlikte fiili sevk zamanı, bu kılavuzda açıklanan istisnai haller dışında, düzenleme zamanından önceki bir tarih/zaman olamaz. 

E-irsaliye uygulamasına dahil olmayan mükelleflere düzenlenecek  e-irsaliyelerde  dikkat edilecek hususlar;

Alıcısının malın sevki sırasında bilinmediği durumlarda, matbu sevk irsaliyesinde olduğu gibi, muhtelif müşteriler adına olmak üzere “Muhtelif Müşteriler” tipinde e-İrsaliye düzenlenecek olup, VKN / TCKN alanına 5555555555 yazılmak, Ad-Soyad /Unvan bölümüne “muhtelif müşteriler” yazılmak suretiyle e-İrsaliye düzenlenecektir.

Ayrıca malın alıcısının biliniyor olmasıyla birlikte, alıcının e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumda da matbu kağıt sevk irsaliyesi yerine elektronik ortamda e-İrsaliye düzenlenecektir. Söz konusu e-İrsaliye doğrudan alıcının bilgilerine göre düzenlenecektir. Bu hallerde düzenlenen e-İrsaliyeler, kullanılan yöntem ya da özel entegratörün sunmuş olduğu sistem dahilinde “3900892152” VKN’li “Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcı”sına gönderilecektir. Söz konusu alıcısının e-İrsaliye sistemine kayıtlı olmadığı durumlarda düzenlenen e-İrsaliyeler alıcısına sistem içinden iletilmeyecek olup, düzenleyicisi tarafından diğer elektronik ortamlar vasıtasıyla (mail) ya da kağıt çıktı verilmek suretiyle teslim edilecektir.

E-irsaliyede yer alması gereken bilgiler

·         e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası.

·         e-İrsaliyeyi düzenleyenin adı/soyadı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası ,

·          Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi,

·          Taşınan malın nevi, miktarı,

·          Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı,

·         Malı taşıyan aracın plaka ve şoför (Ad-Soyad / TCKN )  bilgileri ya da taşımayı yapan kargo lojistik firmasının bilgileri ( TCKN-VKN/Ad-Soyad )

·          Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod  veya barkod (Başkanlık tarafından ebelge.gib.gov.tr adresinden yapılan duyuruda belirtilecek tarihten itibaren) ,

Mükellefler e-İrsaliye üzerindeki zorunlu bilgilere ilave olarak ihtiyaçları doğrultusunda farklı bilgilere de yer verebilir.

E-irsaliyenin iptali

e-İrsaliye belgesinin iptali söz konusu değildir. Bununla birlikte malın fiili sevkinden önce, malın muhteviyatının ya da alıcının hatalı olduğunun tespiti durumunda, alıcı tarafından e-İrsaliye muhteviyatının tamamına “irsaliye yanıtı” ile “red” yanıtı verilebilir.

E-irsaliye uygulamasında Red ve Kabul Süreci

• e-İrsaliye'ye konu malları tam olarak teslim alan alıcı, e-İrsaliye sistemi üzerinden "kabul" irsaliye yanıtı dönebileceği gibi, herhangi bir yanıt dönme zorunluluğu da bulunmamaktadır. Sistemsel olarak 7 gün içinde herhangi bir yanıt dönülmemiş e-İrsaliye'lere konu malların alıcıları tarafından tam olarak teslim alındığı ve satıcıları tarafından bu malların tamamı için fatura düzenleneceği kabul edilmektedir.
• Söz konusu irsaliye yanıtı ile e-İrsaliye üzerinde yazan fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde e-İrsaliye muhteviyatı malların tamamı kabul yanıtı ile kabul edilebilir ya da Kısmi kabul yanıtı ile bir kısım mallar kabul edilebilir bir kısmı ise reddedilebilir.
• e-İrsaliye'ye konu malları "eksik olarak" teslim alan alıcı, istemesi halinde e-İrsaliye sistemi üzerinden "kısmi kabul" irsaliye yanıtı ile satıcıya fiilen teslim aldığı mal miktarını bildiren bir yanıt dönebilir. Ancak kabul edilmeyen mallarla ilgili olarak, malın satıcısına ya da farklı bir alıcıya sevk edilmesi durumundan, malı taşıyan ya da taşıttıran tarafından yeni bir sevk irsaliyesi (uygulamaya kayıtlı olanlar tarafından e-İrsaliye) düzenlenmesi gerekmektedir.
• e-İrsaliye”red” yanıtı ile belgenin tamamı da reddedilebilir. Ancak bu durum sadece fiili sevkten önce ve mal muhteviyatının ya da alıcının hatalı olması halinde mümkündür. Bu durum ve süreler dışında yapılan retler hükümsüzdür.

e-İrsaliye belgesinin malın fiili sevk zamanından önce düzenlenmesi ve Başkanlık Sistemlerine iletilmesi zorunlu olup bununla birlikte uygulamadan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla yararlanılması halinde ise Başkanlık sistemlerine iletilmek üzere özel entegratör kuruluşların bilgi sistemlerine iletilmesi fiili sevkiyatın başlatılması açısından yeterlidir. Özel entegratör kuruluşların bu durumda kendilerine iletilen e-İrsaliye belgelerinin imzalama ve Başkanlık bilgi işlem sistemlerine iletimini, kendilerine iletim zamanından itibaren azami 15 dakika içinde gerçekleştirmeleri zorunludur.

Zincir Teslim Durumunda e-İrsaliye Düzenlenmesi Durumu

e-İrsaliye uygulaması kapsamında zincir teslimlerde de e-İrsaliye düzenlenebilmektedir. Uygulama kapsamında düzenlenecek e-İrsaliyelerde alıcı ve satıcı dışında alıcı ve satıcı adına hareket eden tarafların da belge üzerinde gösterilmesi mümkündür.

Örnek olarak; “X” üreticisinden mal alan “Y” toptancısı, bu malı fiilen teslim almadan “Z” bayisine, “Z” bayisi ise henüz teslim edilmemiş malı doğrudan “T” müşterisine satabilir. Bu durumda henüz “X” üreticisinin deposunda bulunan mallar, “X” üreticisi tarafından doğrudan “T” müşterisine sevk edilebilir. Bu durumda e-irsaliyedeki  alanlar kullanılarak e-İrsaliye düzenlenecek olup, ilgili alanlara alıcı ve satıcı adına hareket eden tarafların da bilgileri yazılacaktır. Bu sayede malın her satış aşamasında değil, sadece sevki aşamasında e-İrsaliye düzenlenecek, ancak tüm aşamalar e-İrsaliye üzerinden takip edilebilecektir.

E-Fatura veya e-Arşiv Fatura’sı sevk irsaliyesinin yerine geçer mi?

Malın teslimi  anında e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlenmesi, belge üzerinde düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi, belge üzerinde “İrsaliye yerine geçer.” ibaresine yer verilmesi ve kâğıt çıktısının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması koşuluyla, e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura’nın kağıt çıktısı sevk irsaliyesi yerine geçeceğinden bu tür durumlarda ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır.